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課程背景

在現代企業面臨的競爭日益激烈的今天，企業對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業素質也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統的專業知識和技能的訓練，僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時候想為領導做得更多，卻總是被動地顧此失彼完成一些事務性的工作，很難 “想領導所想，急領導所急”，成為領導不可或缺的得力助手；經常聽到公司領導下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現自己的職業價值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過二天的集中訓練，全方位提升行政管理工作的認知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧。

培訓受眾:

企業各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任等。

課程收益:

1. 明確各級行政管理人員的職業發展方向；

2. 學會編寫自己的崗位說明；

3. 明確行政管理工作必須掌握的各種專業知識；

4. 學會奠定非領導的“領導”地位；

5. 運用流程化管理技能提升行政管理工作水平；

6. 有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率；

7. 規范文檔管理為企業運營發揮重要作用；

8. 提升的商務公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力；

9. 學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧；

10.了解商務接待活動中各項禮儀，體現企業良好形象。

課程大綱:

第一部分 職業素養篇

一、秘書／行政助理職業特性與素質要求

1. 秘書／助理人員的自我角色定位

① 初級秘書／助理：事務性文員

② 中級秘書／助理：事務性文員＋協助管理

③ 高級秘書／助理：獨立管理＋事務處理

★ 視頻：為什么不提拔我？

★ 現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”

2. 優秀秘書／助理人員的勝任素質

① 如何提升秘書／助理人員的素質

② 優秀秘書與一般秘書的差異

★ 案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？

第一種人認為：初級秘書不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘書／助理的職業生涯規劃

1. 什么是職業生涯規劃？

2. 為何要進行個人職業生涯規劃？

① 分析自我，確立人生的方向

② 準確評價個人特點和強項，在秘書／助理的職業競爭中發揮個人優勢

③ 看到秘書／助理職業發展規劃的前景，提供前進的動力

★ 小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏

3. 職業生涯規劃的簡單步驟

① 掌握SWOT分析工具進行自我分析

② 運用“5W提問”法進行自我分析

◎ What I am? 我是什么樣的人？

◎ What I want? 我想要什么？

◎ What I can do? 我能做什么？

◎ What fit I most? 什么是最適合我？

◎ What I can choose？我能夠選擇什么？

★ 走進實戰：“我的命運我把握，我的前途我做主。”

★ 運用SWOT分析工具認識自我

三、秘書／助理商務禮儀規范

1. 塑造良好的個人職場形象

① 著裝的TOP原則

② “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區

③ 恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人

★ 案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

2. 基本商務禮儀

辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應對技巧

★ 現場演示：如何著裝讓我更優雅和自信

四、辦公室5S管理

1. 5S的概念

2. 推行5S的重要性

3. 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作

4. 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法

★ 現場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧。

第二部分 工作技能篇

一、時間管理及工作統籌技巧

1. 時間管理的誤區

2. 時間管理的原則

① 目標管理與80/20法則

② 緩急輕重的優先管理

③ 個人時間與領導工作時間計劃與安排

3. 時間管理小竅門

4. 辦公室接待與電話處理

5. 上級的時間管理與安排

6. 自我情緒控制與壓力管理

7. 上司出差日程管理與工作計劃

★ 小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”

我們每個人的生命就是通過時間來計算的。如果活到70歲，你擁有25500天。每人每天都有24小時，1440分鐘，86400秒。人——倒計時，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？

二、會務組織與管理

1. 成功組織會議的技巧

2. 組織階段的工作：會前準備／會中協助／會后整理

3. 會議座次安排的學問

★ 練習：小組討論：如何協助召開公司例會

★ 案例：如何應對會議中的“漏洞”？

三、信息、文檔管理與運用

1. 信息收集

① 信息工作的六個基本要求和三個訣竅

② 收集信息工作的三個訣竅

③ 信息的查實及傳遞

④ 信息的儲存與保密

2. 文檔管理

① 文檔分類及儲存的工作規范

② 文檔查閱及分裝的工作規范

③ 文檔銷毀及保密的工作規范

★ 案例：李秘書的返工引起的深思

四、行政公文寫作技巧與處理實務

1. 行政公文寫作的基本要求

2. 行政公文的格式

3. 常用行政公文寫作及公文格式要素范例

① 通用公文：報告／請示／批復／函／決定／公告／通告

② 事務公文：工作計劃／工作總結／會議紀要

③ 禮儀文書：請柬／介紹信／推薦信

★ 案例分享：請示／報告混為一體

★ 撰寫初稿練習：通知／報告／總結三種具體文體的大綱如何寫

韋老師

曾任上海LYMA（英國）人力資源總監，深圳海王藥業集團（上市公司）大區總經理，上海WATA （日資）總經理、恒源祥、蘇州三藥廠、蘇州房屋置換中心、蘇州委易印刷、太倉倉環、太倉恒鑫、太倉德威、上海天使股份、徐州維維集團、江蘇新事達、蘇鑫集團、深圳禮安電子、蘇州松下電子、臺灣冠鑫電子、蘇州大學文正學院、重慶金夫人、香港屏洋服飾、香港托尼-艾加電子、杭州遠大等企業顧問。學歷：MBA（留學新加坡）人力資源方向，擅長的項目有企業行政效能系統、人力資源系統、市場營銷系統、CIS系統市場導入。策劃的項目有56項，其中成功策劃海王張鐵林華東招商會、蘇州沈陽兩市市政府聯誼會。培訓的學員有兩萬余人。

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